Thủ tục báo tăng giảm bảo hiểm xã hội

Trong mỗi doanh nghiệp, sự xuất hiện của quan hệ lao động giữa người lao động và người sử dụng lao động là doanh nghiệp dựa trên hợp đồng lao động là căn cứ để đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc. Khi có sự thay đổi về số lượng người lao động như tăng lao động hoặc giảm lao động thì doanh nghiệp phải tiến hành báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội để đóng thêm bảo hiểm đối với trường hợp tăng lao động và cắt đóng bảo hiểm đối với trường hợp giảm lao động. Vậy thì thủ tục báo tăng, báo giảm bảo hiểm xã hội được thực hiện như thế nào? Hồ sơ, trình tự mà doanh nghiệp cần chuẩn bị bao gồm những gì?

1. Hồ sơ báo tăng, báo giảm bảo hiểm xã hội

Hồ sơ báo tăng bảo hiểm xã hội:
Khi có thêm người vào làm việc cho doanh nghiệp thì sau khi ký kết hợp đồng lao động thì doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ để báo tăng bảo hiểm xã hội đến cơ quan bảo hiểm xã hội để tăng đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội của doanh nghiệp. 
Hồ sơ báo tăng bảo hiểm xã hội bao gồm:
- Hợp đồng lao động giữa doanh nghiệp và người lao động có ký tên và đóng dấu. Hợp đồng có các nội dung theo quy định và các thỏa thuận trong hợp đồng không được trái với quy định pháp luật, đạo đức xã hội. 
- Bảng tiền lương trả cho lao động đối với trường hợp mức lương thỏa thuận trong hợp đồng tăng hoặc giảm so với mức lương hiện tại.
- Những thông tin cơ bản của người lao động mới trong doanh nghiệp. 
- Phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu do cơ quan bảo hiểm xã hội ban hành.
- Một số giấy tờ cần thiết khác.
Hồ sơ báo giảm bảo hiểm xã hội:
Trong doanh nghiệp có sử dụng lao động thì không tránh khỏi người lao động nghỉ việc tại doanh nghiệp. Khi có người lao động nghỉ việc thì doanh nghiệp có nghĩa vụ chốt sổ bảo hiểm xã hội cho họ, vì vậy cần phải tiến hành báo giảm đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội với cơ quan bảo hiểm xã hội.
Hồ sơ báo giảm bao gồm:
- Hợp đồng lao động giữa doanh nghiệp và người lao động, có chữ ký của các bên và có đóng dấu của doanh nghiệp.
- Quyết định cho người lao động thôi việc của doanh nghiệp, có chữ ký của Giám đốc hoặc cá nhân có thẩm quyền và phải đóng dấu của doanh nghiệp.
- Các thông tin cơ bản của người lao động nghỉ việc.
- Phiếu giao nhận hồ sơ được điền theo mẫu do cơ quan bảo hiểm xã hội ban hành.
- Một số giấy tờ cần thiết khác.

2. Thủ tục báo tăng, báo giảm bảo hiểm xã hội

Doanh nghiệp có hai cách thức để tiến hành nộp hồ sơ tại cơ quan bảo hiểm xã hội, bao gồm:
Nộp trực tiếp hoặc qua đường bưu điện đến địa chỉ của cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý doanh nghiệp mình. Hiện nay hình thức này không còn phổ biến và tùy từng cơ quan bảo hiểm xã hội mà đa số sẽ thực hiện theo hình thức nộp trực tuyến qua mạng.
Nộp trực tuyến qua mạng điện tử: đây là hình thức được đa số cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện áp dụng.
Để áp dụng được hình thức này thì công ty cần dùng phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội để tạo file hồ sơ báo tăng, báo giảm bảo hiểm xã hội.
Sau đó sẽ dùng chữ ký số để nộp hồ sơ qua mạng theo các bước sau:
Bước 1: Đại diện doanh nghiệp truy cập vào trang web:  https://gddt.baohiemxahoi.gov.vn để tiến hành đăng ký tài khoản giao dịch bảo hiểm xã hội điện tử cho công ty.
Bước 2: Doanh nghiệp tải phần mềm kê khai về bảo hiểm xã hội để tiến hành kê khai, kết xuất ra file hồ sơ.
Phần mềm được dùng phổ biến hiện nay là phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội “KBHXH” của Tổng cục Bảo hiểm xã hội. Đây là phần mềm không tính phí và tất cả các doanh nghiệp đều được hỗ trợ miễn phí.
Thời hạn để giải quyết vấn đề tăng, giảm bảo hiểm xã hội là 10 ngày kể từ ngày cơ quan bảo hiểm xã hội nhận được hồ sơ.
Đối với hồ sơ báo tăng bảo hiểm xã hội thì doanh nghiệp sẽ nhận được sổ bảo hiểm xã hội và thẻ bảo hiểm y tế cho người lao động. Nếu trước đây người lao động đã có sổ bảo hiểm xã hội thì chỉ nhận được thẻ bảo hiểm y tế.
Đối với hồ sơ báo giảm bảo hiểm xã hội thì sau khi thông báo về việc báo giảm bảo hiểm xã hội thì doanh nghiệp cần làm thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội và nộp cho cơ quan bảo hiểm xã hội kèm theo sổ bảo hiểm xã hội và thẻ bảo hiểm y tế của người lao động.

3. Báo tăng giảm bảo hiểm xã hội muộn thì doanh nghiệp bị xử lý như thế nào?

Đối với hoạt động báo tăng bảo hiểm xã hội thì trong thời hạn là 30 ngày từ ngày ký kết hợp đồng lao động, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ báo tăng bảo hiểm xã hội cho cơ quan bảo hiểm xã hội để tăng đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội. Trường hợp doanh nghiệp chậm báo tăng lao động và không đóng bảo hiểm cho người lao động thì đây là hành vi vi phạm quy định về đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp.
Theo quy định pháp luật xử phạt vi phạm hành chính thì doanh nghiệp bị phạt tiền từ 24% - 30% trên tổng số tiền phải đóng bảo hiểm tại thời điểm lập biên bản xử phạt vi phạm hành chính, nhưng tối đa không quá 150 triệu đồng. Đồng thời áp dụng biện pháp buộc truy thu số tiền bảo hiểm chậm đóng và phải đóng lãi của số tiền bảo hiểm chậm đóng đó theo mức lãi suất trong hoạt động đầu tư từ Quỹ bảo hiểm xã hội hàng năm.
Còn đối với trường hợp giảm lao động thì doanh nghiệp phải kịp thời lập danh sách báo giảm gửi cơ quan bảo hiểm xã hội ngay trong tháng đó, chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng. Trường hợp doanh nghiệp báo chậm thì doanh nghiệp phải đóng số tiền bảo hiểm y tế của các tháng chậm báo và thẻ bảo hiểm y tế có giá trị sử dụng đến hết các tháng chậm báo đó.

>> Xem thêm: 

Mọi thắc mắc liên quan đến thủ tục báo tăng báo giảm bảo hiểm xã hội, hãy liên hệ ngay đến 0965 158 395 để được tư vấn cụ thể.

Hãy gọi điện cho Việt Luật theo số 090.696.8998 - 0935.886.996 hoặc email congtyvietluathanoi@gmail.com, chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn giải đáp các thắc mắc của bạn!